深入解析XPS文件：从创建到管理的全面教程

你可能在电脑上见过一种后缀名为.xps的文件，它看起来和PDF非常像，都能很好地保持文档的原始格式，XPS到底是什么？它和PDF有什么区别？我们什么时候会用到它？又该如何创建和管理它呢？这篇文章将为你一一解答。

第一部分：XPS文件是什么？

XPS是微软公司推出的一种电子文件格式,它的全称是XML纸张规格，你可以把它想象成微软版本的PDF。

它的核心目标是：确保你制作的文档，在任何电脑、任何打印机上打开和打印时，样子都和你设计的一模一样。 你在一台电脑上用特殊的字体和精美的排版做好了一份简历，然后发给别人，如果对方的电脑上没有安装你用的那种字体，用普通Word打开可能就乱套了，但如果你发的是XPS文件，那么无论在哪台电脑上，看到的都会是原汁原味的简历，字体、图片、排版都不会变。

第二部分：XPS与PDF的简单对比

既然XPS和PDF这么像,我们为什么更常见到PDF呢？

• 普及度： PDF是由Adobe公司开发的，历史更悠久，几乎成为了行业标准，几乎所有设备和操作系统都内置或可以轻松安装PDF阅读器，而XPS主要是微软Windows系统自带支持，在其他平台（如macOS、手机）上支持度相对较弱。
• 功能： 如今的PDF功能非常强大，除了阅读，还能进行复杂的编辑、添加注释、填写表单、电子签名等，XPS的功能则相对基础，更侧重于“确保打印效果”这个最原始的需求。
• 你可以把XPS看作是Windows系统提供的一个“基础版”或“内置版”的文档固化工具，它方便、免费，对于基本的“只读”和“打印”需求来说完全足够，但如果你需要更复杂的协作和编辑功能，PDF通常是更好的选择。

第三部分：如何创建XPS文件？

在Windows系统中,创建XPS文件异常简单，因为它已经深度集成在系统里，最常见的方法就是使用“虚拟打印机”。

几乎任何可以打印的文档,你都能把它“打印”成XPS文件，以下是详细步骤：

1. 准备你的文档： 用你熟悉的任何软件（如Microsoft Word、Excel、网页浏览器）打开你想转换的文档，确保它的排版是你最终想要的样子。
2. 选择打印： 点击该软件菜单栏的“文件” -> “打印”。
3. 选择虚拟打印机： 在打印机的列表中，不要选择你真实的物理打印机，而是选择名为 “Microsoft Print to PDF” 或 “Microsoft XPS Document Writer” 的选项，在新版本的Windows 10和11中，“Print to PDF”更为常见和推荐，它生成的是PDF文件，但功能类似，如果你的系统有XPS Document Writer，也可以直接选它。
4. “打印”成文件： 点击“打印”按钮，这时，系统不会真的把纸打出来，而是会弹出一个保存文件的对话框。
5. 保存： 给你的新文件起个名字，选择好保存位置，然后点击“保存”，这样，一个XPS（或PDF）文件就生成了。

小技巧： 在Windows的“控制面板” -> “设备和打印机”里，你可以确认是否存在“Microsoft XPS Document Writer”这台打印机，如果没有，可能需要通过Windows功能来启用它。

第四部分：如何查看和管理XPS文件？

• 查看（阅读）：

  • Windows自带工具： 最简单的方法就是直接双击XPS文件，Windows系统自带了名为 “XPS查看器” 的程序来打开它，这个查看器非常轻量，可以让你缩放页面、搜索文本、复制文字等。
  • 其他软件： 一些第三方软件，如一些版本的Adobe Acrobat Reader或专业的PDF阅读器，也可能支持打开XPS文件。

• 管理： XPS文件的管理和电脑上其他文件（如图片、Word文档）的管理没有区别。

  • 组织归档： 你可以像整理普通文件一样，为不同的XPS文件创建专门的文件夹，工作报表”、“个人合同”、“学习资料”等，方便查找。
  • 备份： 重要的XPS文件（如电子发票、合同副本）一定要记得备份，你可以把它们复制到U盘、移动硬盘，或者上传到云盘（如OneDrive、百度网盘等），防止电脑故障导致文件丢失。
  • 安全考虑： 虽然XPS文件能保持格式不变，但它本身不提供像PDF那样强大的密码加密功能，如果文件涉及敏感信息，建议先压缩成ZIP或RAR压缩包，再给压缩包设置密码，这样更安全。

第五部分：什么时候使用XPS最合适？

了解了以上所有信息,你就能判断在什么场景下使用XPS最划算：

1. 环境受限时： 当你需要确保文档格式，但对方可能没有安装专业的PDF阅读器，而你又确定他使用的是Windows电脑时，发送XPS文件是个保险的选择。
2. 追求极简和免费时： 你不想安装任何第三方软件，只想用Windows自带的功能快速生成一个不可轻易编辑的文档副本，用于存档或发送。
3. 主要目的是精准打印时： 文档的最终归宿是打印机，你希望打印出来的效果和屏幕上分毫不差。

XPS是Windows系统赠送给用户的一个实用小工具,它可能不像PDF那样光芒四射，但在特定的、简单的需求下，它不失为一个高效、便捷的解决方案，希望这篇教程能帮助你更好地理解和运用XPS文件。