你是不是觉得Word就是个打字的工具？打打文章，排排版，仅此而已？那你就大错特错了，Word 2013其实是一个被严重低估的办公利器，用好了，它能帮你节省大量时间，让你的文档看起来专业又漂亮，我们就来聊聊那些学校里不教、但职场中必备的Word进阶秘籍。

第一招：告别重复劳动，样式是你的“一键美颜”神器

你有没有试过,给一个几十页的报告修改标题格式？一个个去选中、改字体、改大小、改颜色……简直是一场噩梦，这时候，你就需要认识“样式”这个功能了。

它就在Word的“开始”选项卡里，那一排排叫“标题1”、“标题2”、“正文”的小格子就是，它的妙处在于，你只需要一次性设定好“标题1”应该长什么样（黑体、二号、居中、蓝色），然后整篇文档里所有想作为一级标题的文字，你只需要点一下“标题1”，它就自动变成你设定好的样子。

更神奇的是,如果你后来觉得蓝色不好看，想改成绿色，你不需要再去一个个改标题，你只需要右键点击“标题1”，选择“修改”，然后把颜色从蓝色换成绿色，整篇文档里所有用了“标题1”样式的标题，会瞬间全部自动变成绿色！这效率，提升了十倍不止，样式还是自动生成目录的基础，这个我们后面再说。

第二招：让图片和表格“听话”，排版不再抓狂

在Word里插入图片或表格,最让人头疼的就是它们到处乱跑，文字要么被挤开，要么离得老远，解决这个问题的关键，在于一个叫“环绕方式”的设置。

当你选中一张图片时,右上角会出现一个小图标，或者你右键点击图片，选择“大小和位置”，就能找到“文字环绕”，别再用默认的“嵌入型”了，试试“四周型”或“紧密型”，你会发现图片可以和文字和谐地待在一起了，你还可以选择“对于文字下方”做水印，或者“浮于文字上方”做图章。

想让图片固定在页面的某个特定位置,不受增删文字的影响？那就把“环绕方式”设为“四周型”后，再在“位置”里勾选“在页面上的位置固定”，这样，无论你怎么修改上面的文字，图片都会牢牢待在原地。

第三招：长篇文档的“骨架”——导航窗格和目录自动化

当你写论文、报告、书稿这种长文档时，最怕的就是在里面迷失方向，找不到想修改的内容，请立刻打开“视图”选项卡，勾选“导航窗格”，这时，文档左边会出现一个窗格，里面清晰地列出了你所有用“样式”设置好的标题，你点一下“第二章”，文档立刻就会跳到第二章的位置，就像给文档装了一个GPS，管理长文档变得轻而易举。

基于这个“骨架”，生成目录就是分分钟的事，把光标放在你想插入目录的地方，点击“引用”选项卡里的“目录”，选择一个自动目录，Word会自动扫描你所有标记为“标题1”、“标题2”的文字，把它们的页码都找出来，生成一个规范、整洁的目录，以后文章内容有改动，页码变了怎么办？只需要在目录上点一下“更新目录”，整个目录就会自动更新，一秒钟搞定。

第四招：效率翻倍的“查找与替换”高级玩法

你以为“查找与替换”只能换换错别字？它的本事可大了，领导让你把文档里所有的公司名称“XX科技”都加上括号变成“（XX科技）”，你不需要用眼睛去找。

直接按Ctrl+H，在“查找内容”里输入“XX科技”，在“替换为”里输入“（XX科技）”，点“全部替换”，一秒完成，更高级的，你还可以点击“更多”按钮，使用“格式”替换，把整篇文档里所有用“宋体”的字，全部无声无息地替换成“微软雅黑”，而字号、颜色等其他格式保持不变，这个功能在统一格式时，能救你的命。

第五招：多人协作与最终定稿的“保护盾”

现在很多工作都需要多人一起完成一份文档,怎么知道别人改了哪里？很简单，用“审阅”选项卡里的“跟踪更改”功能，一旦开启，任何人对文档的增删修改，都会用不同颜色标记出来，一目了然，你作为负责人，可以一条条地查看修改，选择“接受”或“拒绝”。

文档最终完成后,要发给外部人员，又怕不小心被改动？那就用“限制编辑”功能，你可以设置一个密码，让对方只能看，不能改；或者只允许他们加批注，不能动正文，这样就能万无一失了。

还有一个很多人会忽略但非常重要的步骤：检查文档，点击“文件”->“信息”->“检查文档”，它可以帮你检查文档里是否隐藏着你不希望别人看到的个人信息，比如作者的姓名、公司的名称、文档的早期修订记录等，在发送前清理干净，避免尴尬和信息泄露。

掌握了以上这些秘籍,你会发现Word不再是一个简单的文字处理器，而是一个能真正帮助你高效、专业地完成工作的强大伙伴，别怕麻烦，打开你的Word 2013，找个旧文档亲手试一试，这些技巧很快就会变成你的本能。