你是不是也经常遇到这样的情况：办公室里打印机“嗡嗡”作响，纸张消耗得飞快，墨盒隔三差五就要更换，不仅成本高，那一摞摞打印出来的文件，看完之后大多堆在桌角积灰，最后难逃被碎纸机或回收站的命运，更别提有时候急着用印，打印机偏偏卡纸或没了墨，真是让人干着急，在今天我们大部分工作都已经在电脑上完成的时代，很多打印行为更像是一种习惯，甚至是一种“保险”——总觉得手里有份纸质文件才踏实，但有没有一种方法，既能满足我们“存档”、“传阅”、“批注”的需求，又能彻底摆脱对纸张和实体打印机的依赖呢？答案就是虚拟打印机。

虚拟打印机，听起来好像很复杂，其实它就是一个安装在电脑里的软件，你在任何可以打印文件的地方——比如Word文档、Excel表格、网页文章——点击“打印”，选择这个虚拟打印机作为你的设备，它不会把内容输出到纸上，而是会帮你把文件“打印”成一份电子文档，最常见的就是PDF格式,你可以把它理解为一个超级方便的文件转换和保存工具。

这个看不见摸不着的打印机,具体能给我们带来哪些实实在在的好处呢？

首先最直观的，就是帮我们省钱省资源，买一台实体打印机、硒鼓、墨盒、纸张，还有后续的维修保养，都是一笔不小的开销，用了虚拟打印机，这些成本几乎可以降为零，更重要的是，我们为环保做了实实在在的贡献，少用一张纸，就是少砍一棵树，少消耗一份能源，当每个员工都养成“非必要不实体打印”的习惯时，整个公司节省下来的纸张将是惊人的,这本身就是企业社会责任的一种美好体现。

它极大地提升了我们的工作效率和便捷性，你需要把一份重要的邮件内容保存下来，传统的做法是打印出来归档，但现在，你可以直接用虚拟打印机把它“打”成PDF，轻松拖拽到指定的文件夹里，命名清晰，查找起来一秒即达，再比如，你看到一个非常棒的网页，想留着以后参考，但网页可能会失效或被修改，怎么办？用虚拟打印机把它完整地“打印”成PDF，内容、排版原封不动地保存下来，就像用相机给网页拍了张“定妆照”。

虚拟打印机还是协同办公的利器，你需要把一份方案草稿发给同事征求意见，如果打印出来，他得用笔在上面写写画画，然后再扫描或者拍照发给你，非常麻烦，但如果你把文档用虚拟打印机生成PDF发给他，他可以直接在电脑或平板上用软件进行批注、高亮重点，修改痕迹一目了然，你接收后也能直接电子化处理，流程无缝衔接,大大缩短了沟通反馈的周期。

对于经常需要外出或居家办公的人来说，虚拟打印机更是不可或缺，你不再需要担心重要的文件忘在了办公室的打印机上，无论你身在何处，只要有电脑和网络，就能随时将任何内容“打印”成电子版，通过邮件或即时通讯工具瞬间分享给同事,工作再也不会被地点束缚。

它甚至还能解决一些特殊的小麻烦，有些网站或软件不允许直接复制文字，或者格式会错乱，这时候，虚拟打印机就能大显身手，它能把整个页面“照搬”下来生成PDF,你就可以轻松获取上面的文字和信息了。

推广无纸化办公并不是要完全禁止使用实体打印机，像一些必须要有亲笔签名、需要长期物理存档的合同文件，该打印的还是要打印，虚拟打印机的意义在于，它为我们提供了另一个更智能、更高效、更环保的选择，它帮助我们甄别出那些“可打可不打”的文件,引导我们用数字化的方式去处理它们。

开始尝试使用虚拟打印机吧，从下次需要“打印”一份参考文件或一封邮件开始，选择那个带着“PDF”字样的打印机名称，当你发现桌面上的纸张越来越少，电脑里的文件夹越来越整齐，工作流程越来越顺畅时，你会感受到这种细微改变带来的巨大能量，这不只是一次工具的升级，更是一种工作理念的进步，让我们在追求效率的同时,也为地球添一抹绿色。