你是不是觉得Word2010就是打打字、排排版那么简单？其实它里面藏了很多能让你事半功倍的实用功能，掌握了这些，你处理文档的效率会大大提升，再遇到复杂的格式问题也不会头疼了，下面我们就从一些基础但容易被忽略的操作开始，一步步深入到那些真正好用的进阶技巧。
第一部分：打好地基——别小看这些基础设置
很多人用Word效率低,第一步就错了，在开始长篇大论之前，先做好这几件事，后面能省下大量调整的时间。
显示所有编辑标记：你是不是遇到过行距莫名其妙很大，或者对齐总是不整齐？点击【开始】选项卡，段落功能区里那个像“¶”的按钮（叫做“显示/隐藏编辑标记”），把它按下去，这样，空格、制表符、段落标记都会显示出来，文档里所有隐藏的格式秘密一目了然， troubleshooting（排查问题）就容易多了。
用好样式，告别手动排版：千万不要一段一段地去手动设置字体、大小、间距！【开始】选项卡里的“样式”功能是你的核心武器，写文章前，先规划好：哪一级是标题，哪一级是副标题，正文用什么样式，直接点击应用，又快又整齐，更棒的是，以后想统一修改所有标题的字体，只需要右键修改那个“标题1”样式，全文所有用了这个样式的标题就一次性全改好了，这是Word自动化排版的基础。
精准对齐靠制表符，而不是空格：想对齐文字，比如目录的页码或者个人信息栏，不要狂敲空格了，永远对不齐，使用制表符，在标尺上点击，设置一个制表位，然后在需要跳转的地方按一下Tab键，光标就能精准地跳到那个位置。
第二部分：效率飞跃——这些技巧让你快人一步
基础打牢后,我们来点更高效的。
“导航窗格”让你在大文档里自由穿梭：如果你写的文档超过10页，有了很多标题，一定要打开【视图】选项卡，勾选“导航窗格”，左边会出现一个窗口，里面列出了你所有的标题，点击任何一个标题，就能立刻跳转到文档的相应部分，这对于长文档的写作和修改来说，简直是神器。
一键搞定重复操作：“格式刷”和“F4”键：“格式刷”很多人都用，就是那个小刷子图标，选中一段设置好的文字，点一下格式刷，再去刷另一段文字，格式就复制过去了，但如果你要刷很多次，就双击格式刷按钮，然后就可以无限次地刷，按ESC键退出，更厉害的是F4键，它的功能是“重复上一步操作”，比如你刚设置了某个段落的颜色和缩进，选中另一个段落，按F4，它就自动应用完全相同的设置，不仅仅是格式，插入图片、输入重复文字，都可以用F4。
选择性粘贴，摆脱格式混乱：从网页或别的文档复制文字过来，经常带着乱七八糟的格式，别直接粘贴！右键点击“选择性粘贴”，然后选择“只保留文本”，这样过来的就是干干净净的文字，会乖乖采用你当前文档的格式。
第三部分：精通之道——处理复杂文档的终极法宝
当你要写报告、论文、书稿等长文档时，下面这些功能会让你觉得Word真强大。
自动生成目录，告别手动输入：这是样式功能带来的最大福利，当你把文档中所有的标题都用了“标题1”、“标题2”等标准样式后，把光标放在想插入目录的地方，点击【引用】选项卡，选择“目录”，选一个自动目录样式，Word会瞬间生成一个整齐、带页码的目录！最神奇的是，之后文章内容有改动，页码变了，只需要在目录上右键“更新域”，选择“更新整个目录”，它就自动更新了。
页眉页脚的高级玩法：想让每一章的页眉都显示本章标题吗？双击进入页眉编辑状态，在【页眉和页脚工具】的“设计”选项卡中，找到“链接到前一条页眉”并取消它的选中状态，这样，你就可以让不同章节的页眉内容不一样了，还可以在页脚轻松插入页码，并设置页码的格式。
审阅与批注，协作无忧：把文档发给别人修改时，让他使用【审阅】选项卡里的“修订”模式，这样，他做的所有删除、添加、修改都会用不同颜色标记出来，一目了然，你再看的时候，可以一键接受或拒绝每一个修改。“批注”功能则用于提出疑问和建议，不直接改动原文，非常适合讨论。
邮件合并，批量制作邀请函/通知书：这是Word的杀手级功能，如果你要制作几十上百份内容相似、但某些信息（如姓名、地址）不同的文档，比如录取通知书、工资条，就不用一份份复制粘贴了，用【邮件】选项卡下的“邮件合并”功能，Word可以引导你连接一个Excel表格作为数据源，然后自动批量生成每一份独立的文档，高效准确得惊人。
学习Word进阶技巧的关键在于“用”，找一份你现有的文档，尝试用这些方法去优化它，很快你就能熟练掌握，真正成为Word高手。
