说到Excel里的单元格合并,这大概是很多人又爱又恨的一个功能，爱它，是因为它能瞬间让表格看起来整齐划一，标题居中，分类清晰；恨它，是因为一旦用不好，后续的数据处理、排序、筛选简直是一场灾难，动不动就弹出讨厌的提示框，想要高效又不出错地使用合并功能，关键不在于“合并”这个动作本身，而在于你知不知道在什么情况下该用什么工具，以及如何巧妙地避开那些坑。

第一，先搞清楚你到底需不需要“真合并”。

很多时候,我们想要合并单元格，只是为了“看起来”整齐，你有一个大标题，或者几个小项目同属于一个大类，你想让它们共用一个标题，这时候，如果你直接选中单元格，然后点击工具栏上那个大大的“合并后居中”，恭喜你，你可能已经给自己挖了一个坑，因为这种“真合并”会把多个单元格物理上变成一个单元格，之前每个格子里的数据只会保留左上角那个，其他的全都没了，合并后的区域会彻底破坏数据表的规范性，让你无法进行正常的筛选、排序或者使用数据透视表。

那怎么办呢？这里有个超级实用的替代方案：“跨列居中”，这个功能藏在单元格格式设置的“对齐”选项卡里，它的效果是，文字会显示在你所选区域的中间，看起来和合并后居中一模一样，但背后的单元格依然是独立的，每个格子都还存在，这样既达到了美化的目的，又完全没有破坏表格结构，当你需要对数据进行任何分析操作时，它依然是一张规规矩矩的表格，这是区分新手和老手的一个关键技巧。

第二，如果你非合并不可，那就用对方法。

有些情况确实需要真正的合并,比如制作一个非常规的报表模板，或者某些特定格式的打印输出，这时候，我们就要考虑效率问题了，如果你需要合并的单元格很多，一个一个去选再点按钮，实在太慢。

这里推荐两个提速技巧：

1. “格式刷”的妙用：你手动合并好第一组单元格作为样板，然后选中这个已经合并好的单元格，双击工具栏上的“格式刷”按钮（注意是双击，不是单击），双击之后，这个格式刷功能就会被“锁定”，你可以用鼠标无限次地去点击或框选其他需要合并的单元格区域，它们的格式（包括合并）会立刻变得和样板一模一样，全部刷完之后，再按一下ESC键或者再点一下格式刷按钮，就能退出这个状态，这比每次重复操作快十倍不止。

2. “定位”功能批量合并：这个技巧更高级一点，适用于那种一列里有很多内容相同、需要合并的单元格的情况，A列是部门名称，“销售部”重复了5行，“市场部”重复了3行，你想把每个部门名称合并成一个单元格。

   

   • 第一步：先对A列按部门名称进行排序，让相同的部门挨在一起。
   • 第二步：选中A列的数据区域。
   • 第三步：按F5键或者Ctrl+G，调出“定位”对话框，点击“定位条件”，选择“空值”，然后点“确定”，这样所有空白单元格（就是每个部门重复项下面的那些格子）都会被选中。
   • 第四步：不要动鼠标，直接点击工具栏上的“合并后居中”，这时候，Excel会智能地将每个连续相同内容区域上方的单元格与下方的空单元格合并，但这还没完，最关键的一步来了。
   • 第五步：保持这些合并后单元格的选中状态，再次使用格式刷，把合并的格式刷到每个部门最上面的那个有内容的单元格上，或者用更简单的方法：在编辑栏输入公式 =A2（假设A2是第一个“销售部”单元格），然后按Ctrl+Enter回车，这个组合键的意思是，在所有选中的单元格里同时输入同样的内容或公式，这样，所有合并的单元格就都填充上了正确的部门名称，这个方法能一次性处理成百上千个需要合并的项，效率极高。

第三，合并单元格带来的麻烦怎么补救？

万一你拿到一个已经合并得乱七八糟的表格,需要数据分析怎么办？别急，有办法解救。

最常用的方法是快速取消合并并填充内容。

• 选中所有合并过的单元格区域。
• 点击“合并后居中”按钮取消合并。
• 再次按F5或Ctrl+G，定位条件选择“空值”。
• 在第一个空白单元格里输入公式 = 上方那个有内容的单元格地址（如果第一个空单元格是A3，上方A2有内容，就输入 =A2）。
• 最关键的一步,按Ctrl+Enter回车，所有空白单元格都会自动填充上对应的内容，这样，数据表就恢复成规整的、每一行都有完整信息的状态，可以随意进行排序和筛选了。

一个重要的心态：

不要把合并单元格当作整理数据的工具,它只是一个“最终展示”的化妆术，在数据录入和处理的初期阶段，尽量保持表格的“干净”，也就是一行一行，一列一列，每个单元格记录最原始的信息，等到所有计算、分析都做完，需要打印或者做最终报告时，再考虑为了美观去合并那些需要合并的单元格，一个优秀的Excel使用者，一定是先保证数据好用，再考虑让它好看，掌握了这些技巧，你就能在高效美化和规范数据之间游刃有余了。