全面了解Excel加密设置,打造坚不可摧的数据防护体系

说到保护Excel文件,很多人可能只知道设置一个打开密码，觉得这样就安全了，但其实，Excel的加密功能比我们想象的要丰富和细致得多，要真正打造一个坚固的数据防护体系，我们需要从多个层面来理解和设置。

最基础也是最广为人知的一层防护,就是给整个文件加一把“大门锁”，也就是文件打开密码，这个功能在文件另存为的时候，点击“工具”按钮，选择“常规选项”，就可以设置了，这里其实有两个密码：一个是“打开权限密码”，输入正确才能看到文件内容；另一个是“修改权限密码”，输入正确才能编辑和保存文件，如果只知道打开密码而不知道修改密码，那就只能以只读方式打开，无法进行更改，这个设置适合保护文件的整体存在，防止无关人员窥探。

只有一把“大门锁”往往不够，想象一下，你把一个重要的项目文件分享给团队协作，你希望所有人都能打开文件，但只允许特定的人编辑他们负责的部分，而像汇总表、核心数据表这样的关键工作表，你希望只有负责人才能查看和修改，这时候，我们就需要更精细的锁——工作表和工作簿保护。

你可以右键点击工作表底部的标签,选择“保护工作表”，你可以设置一个密码，然后勾选允许用户进行的操作，比如选中单元格、设置格式，但取消勾选那些你不希望他们做的，比如插入行、删除列、修改单元格内容，设置好后，这张工作表就被锁定了，只有输入正确密码的人才能进行受限的操作，这就像给房间里重要的抽屉上了锁。

更进一步,你还可以保护整个工作簿的结构，在“审阅”选项卡下，找到“保护工作簿”，设置密码后，别人就无法随意添加、删除、移动或隐藏工作表了，这相当于把整个文件柜固定住了，防止有人把整个抽屉（工作表）搬走或者打乱顺序。

有时候我们面临的不是防止修改,而是防止某些内容被看见，比如一份薪酬表，你希望经理能看到所有人的完整信息，但发给部门主管时，只希望他看到自己部门员工的数据，而薪资栏应该是隐藏的，这时，“隐藏”功能结合工作表保护就派上了用场，你可以将包含敏感信息的列或行直接隐藏起来，然后保护工作表，并取消勾选“设置行格式”和“设置列格式”的权限，这样，别人即使拿到文件，也无法取消隐藏看到那些敏感数据，但这是一种相对初级的隐藏，对于懂行的人，如果文件没有密码保护，隐藏是很容易被取消的。

对于更高级的保密需求,Excel提供了“允许编辑区域”这个强大的功能，它可以在一个被保护的工作表上，划出一些“安全区”，你有一张数据录入表，大部分区域是锁定的，但你需要销售员每天在指定的区域填写销售数据，你就可以先选定这些需要填写的单元格，在“审阅”选项卡下设置“允许编辑区域”，为这个区域设置一个密码（可以和保护工作表的密码不同），再对整个工作表进行保护，这样，销售员打开文件后，只有在指定的区域可以输入内容，双击其他任何单元格都会提示受保护，而拥有区域密码的管理员，则可以编辑所有内容，这实现了同一张工作表内不同权限的精细划分。

还有一个经常被忽略但极其重要的环节——保护公式，你的表格可能包含花了大量心血设计的复杂计算公式，这是你的核心知识产权，如果不做保护，别人可以轻易复制、查看甚至修改你的公式，在设置工作表保护时，默认情况下，所有单元格的“锁定”和“隐藏”属性是开启的。“锁定”意味着单元格内容不能被修改，“隐藏”意味着选中单元格时，编辑栏里不会显示公式，但请注意，这两个属性只有在工作表被保护后才会生效！正确的步骤是：首先全选所有单元格，取消“锁定”和“隐藏”（在单元格格式设置里）；然后只选中那些包含公式的单元格，重新勾选“锁定”和“隐藏”；再执行“保护工作表”，这样，数据录入区域可以正常编辑，但公式既看不到也改不了。

打造坚不可摧的防护体系,关键在于根据你的具体需求，像搭积木一样组合使用这些功能，对于一个高度机密的财务模型，你可以：1）设置复杂的文件打开密码；2）保护工作簿结构防止工作表被删；3）使用“允许编辑区域”划分不同部门的可编辑范围；4）彻底隐藏并保护所有核心计算公式。

没有绝对的安全,但通过这样层层设防，你可以极大地提高数据被非法访问或篡改的难度，为你的Excel文件建立起一个真正有效的、坚不可摧的数据防护体系，定期更换密码、不将密码以明文形式存储在容易找到的地方，也是良好的安全习惯。