传真机使用教程：从零开始学会高效发送传真的方法
你是不是看着办公室角落里的传真机，觉得它是个复杂又古老的机器？别担心，发送传真其实比你想象的要简单得多，这篇教程会像朋友一样，一步步带你走过整个流程,让你从完全不懂到能自信地发送传真。
第一步：准备工作——把东西都备齐
在走到传真机前面之前，你需要准备好几样东西,这就像做饭前要先洗菜切菜一样。
- 你要发送的文件： 这是最重要的，可以是一张或多张纸质的文件，比如合同、申请书、证明等，确保纸张是平整的，没有曲别针、订书钉之类的东西,否则可能会卡住机器。
- 对方的传真号码： 这就像对方的手机号，一定要准确无误，最好提前向对方确认一遍，并问清楚是否需要加拨分机号（比如转接到某个部门或同事）。
- 一份传真封面页（可选但建议）： 如果你的文件内容比较重要或者需要发给一个大的机构，加一张封面页会显得非常专业，封面页上通常写明收件人姓名/部门、发件人信息、总页数（包括封面）、事由和联系电话,这样对方收到后能立刻知道该交给谁处理。
- 你的联系方式： 在封面页或文件末尾留下你的姓名、公司和电话,方便对方回复或确认。
第二步：认识你的“战友”——传真机的基本结构
每台传真机可能长得不太一样，但都有几个核心部件,你只要找到它们就行：
- 操作面板： 上面有数字键盘和一些功能键,是你发号施令的地方。
- 显示屏： 一个小屏幕，会显示号码、状态提示（连线中”、“发送中”）或错误信息。
- 进纸器/导纸板： 你把文件放进去的地方，旁边通常有可调节的导纸板，根据你纸张的宽度掰开，卡住纸张,防止送纸时歪斜。
- 出纸口： 文件被“扫描”完后，会从这里吐出来，发送成功后,你的原文件会完整归还。
- 电话听筒（或有独立的“启动/开始”键）： 有些传真机和电话是一体的。
第三步：动手操作——发送传真的详细步骤
我们开始真正的发送过程，深呼吸,一点都不难。
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放置文件： 将你要发送的文件文字面朝下放入进纸器，这一点非常关键！你可以想象成是把字贴向扫描玻璃，调整好导纸板，轻轻夹住纸张，但别太紧，如果你有多张纸，就把它们整齐地叠好一起放进去,大多数传真机都能自动送多张纸。
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拨打电话号码（建立连接）：
- 拿起传真机上的听筒（如果是一体机），或者直接按下一个专门的“传真”或“电话/传真”模式键。
- 像正常打电话一样，在数字键盘上输入对方的完整传真号码，你会听到听筒里传来“嘟——”的长音，这是传真信号音，如果听到的是忙音，说明对方占线,过会儿再试。
- 重要提示： 如果是分机号，先拨总机号码，等总机接通后（可能会是语音提示或真人接听），再在键盘上输入分机号，然后按“#”号键（或根据语音提示操作）。
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启动发送：
- 当你听到听筒里传来尖锐、刺耳的“哔——”声（这就是传真信号音），这就是对方传真机“准备好接收”的信号。
- 不要挂断电话！直接按下传真机上那个最大的、通常标有 “开始” 或 “启动” 的绿色按钮。
- 按下“开始”键后,你可以放心地挂上听筒。
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等待确认：
- 传真机就开始自动工作了，你会听到它“嘀嘀嘀”的拨号声，然后纸张会缓缓被吞进去又吐出来，显示屏上会显示“传输中”或类似的字样。
- 稍等片刻，通常几十秒到一两分钟（取决于页数和清晰度），当所有纸张都从出纸口完整出来后，传真机一般会打印出一张小小的 “发送结果报告” ，这张纸上会写明发送是否成功、发送时间、页数等信息，一定要保留好这张纸,作为你已经发送的凭证。
第四步：成为高手——让发送更高效的小技巧
掌握了基本操作后,这些技巧能让你事半功倍：
- 提前测试： 如果不确定传真机是否正常，可以给自己公司的另一个传真号发一页测试一下，或者发给关系好的客户/朋友请他们帮忙确认接收效果。
- 清晰至上： 尽量使用打印的文件，避免手写，如果必须是手写，请用黑色水笔、字迹工整，模糊的文件传过去对方也看不清,等于白传。
- 页数提醒： 在封面页上写明总页数，共5页（含本封面）”，这样如果对方只收到4页，就会知道有遗漏,可以及时联系你。
- 避开高峰： 如果事情不紧急，可以避开工作日的上班后一小时和下班前一小时这些业务高峰时段,线路会更通畅。
- 礼貌沟通： 如果对方是人工接电话，记得先说“你好，请给个传真信号，谢谢”，等信号音响起再按开始键,这会给人留下很好的印象。
如果出错了怎么办？
- 卡纸了： 别慌！按照传真机侧面或盖板上的箭头指示，轻轻打开机盖，顺着纸张前进的方向，小心地把卡住的纸取出，千万不要生拉硬拽,容易撕破纸片残留在里面。
- 发送失败： 查看发送报告，上面通常会有一个错误代码，最常见的原因是对方占线、号码错误或对方传真机缺纸，核对号码,过几分钟再试一次。
- 对方说没收到： 拿出你的发送成功报告，上面有准确的时间记录，可以礼貌地告知对方,并询问是否方便再发一次。
恭喜你！现在你已经完全掌握了发送传真的技能，它并不神秘，只是一个需要按部就班的流程，多练习几次，你就会发现它和发邮件一样简单直接，下次当同事为发传真发愁时，你甚至可以自信地走过去说：“来，我教你！”
