当你面对Excel里一堆杂乱无章的数据时，是不是经常觉得无从下手？比如一长串销售记录、杂乱的学生成绩单，或者密密麻麻的客户信息，别担心，Excel的排序功能就是你身边最得力的数据整理助手，它远不止是简单地点一下“从A到Z”排序那么简单，里面藏着许多能让你的工作效率翻倍的秘诀,我们就来彻底摸清它的底细。

第一步：告别混乱，从“简单排序”开始

最基础的排序，也是大多数人唯一会用到的功能，升序”和“降序”，你想快速知道谁的成绩最高，或者哪件商品卖得最便宜，直接选中成绩或价格那一列的任何一格，然后点击工具栏上的“升序”（A到Z，或小到大）或“降序”（Z到A，或大到小）按钮,整张表格就会立刻按照你选的这一列重新排列整齐。

这里有个非常重要的关键点，也是新手最容易出错的地方：当你只选中一列中的某个单元格进行排序时，Excel会非常智能地弹出一个提示框，问你“是否要扩展选定区域？”，你一定要选择“扩展选定区域”！这意味着Excel明白你是想以这一列为标准，同时移动同一行所有其他列的数据，如果你不小心选了“仅当前区域”，那么只有你选中的这一列数据会移动，其他列原地不动，结果就是你的数据全乱套了，张三的成绩可能就安到李四的头上了，记住这个，你就已经超过了50%的Excel使用者。

第二步：应对复杂情况，掌握“多条件排序”

现实中的数据往往没这么简单，想象一下，你是班主任，你不仅想知道班级的总分排名，还想在总分相同的情况下，再看谁的数学成绩更高，这时候，简单排序就无能为力了，你需要“多条件排序”。

这个功能藏在“数据”选项卡里的“排序”按钮里，点开它会弹出一个对话框，这才是排序功能的“作战指挥中心”，你可以添加多个排序条件，第一个条件选择“总分”，顺序为“降序”；然后点击“添加条件”，第二个条件选择“数学成绩”，顺序也为“降序”，点击确定后，Excel会先按照总分从高到低排，当遇到两个总分一样的学生时，它不会随机排列，而是会继续比较你设定的第二个条件——数学成绩,数学分更高的那个学生会排在前面。

你甚至可以添加第三个、第四个条件，比如总分相同、数学也相同，再按英语成绩排，这种层层递进的排序方式,能让你精准地梳理出任何复杂的数据层次。

第三步：玩转花样，探索“自定义排序”

你想要的顺序既不是从A到Z，也不是数字从小到大，公司部门有“总经理”、“经理”、“主管”、“员工”这样的级别，如果你按A到Z排，“总经理”会排到最后，这显然不对，又或者，你想按“周一、周二、周三……”这样的星期顺序，或者“第一季度、第二季度……”来排。

这时候，就需要“自定义序列”出场了，还是在那个“排序”对话框里，在“次序”这一栏，不要选“升序”或“降序”，而是选择“自定义序列”，在弹出的新窗口里，你可以输入自己定义的顺序，你可以直接输入“总经理,经理,主管,员工”，每行一个或者用逗号隔开，点击添加，以后，当你选择按“部门”排序，并选用这个自定义序列时，数据就会严格按照你设定的职权高低来排列了,非常智能。

第四步：让排序更智能，活用“排序的妙招”

掌握了以上三种方法，你已经能解决95%的排序问题了,但还有一些小技巧能让你的操作更上一层楼。

1. 标题行的处理：在打开排序对话框时，一定要勾选“数据包含标题”，这样Excel就知道你的第一行是标题，不会把“姓名”、“成绩”这些字样也当成数据参与排序。
2. 按颜色排序：如果你的表格里用颜色标记了一些重要数据，比如把销量高的单元格标为红色，你可以右键点击该列，选择“排序”，将红色单元格置顶”，这样所有标红的行都会排到最前面,一目了然。
3. 排序前备份：在对重要数据进行复杂排序之前，最稳妥的做法是复制一份原始数据表到另一个工作表里作为备份，这样即使排序结果不如预期，你也可以轻松地重头再来,避免手忙脚乱。

Excel的排序功能就像一个宝藏，你挖得越深，发现的惊喜就越多，从今天起，别再只用一个“升序”按钮了，大胆地点开“数据”选项卡下的“排序”对话框，尝试一下多条件排序，创建几个自定义序列，你会发现，整理数据从此变成一种清晰、高效甚至有点上瘾的乐趣，你的表格会因此而变得井井有条,你的数据分析工作也会事半功倍。