你是不是也遇到过这样的情况：每天要在Excel表格里反复输入同样的内容，比如部门名称、产品型号、或者“是/否”这样的选项？不仅打字打到手酸，还特别容易输错，回头检查数据的时候，发现一堆“销售部”写成了“销售部们”，“已完成”写成了“以完成”,光是修改这些错误就浪费了大把时间。

Excel早就为我们准备了一个超级好用的小工具——下拉菜单，你只需要点一下单元格，就会出现一个预设好的列表，直接用鼠标选择就行，又快又准，我们就来一起把这个小技巧学到手,让你彻底告别重复和错误的输入。

为什么要用下拉菜单？好处太多了！

1. 又快又省力：不用再一个个敲键盘，鼠标点两下就完成输入,效率直接翻倍。
2. 绝对准确：列表里的选项是固定的，根本不可能输错，保证了所有数据的统一和规范，所有人的籍贯都来自同一个列表，就不会出现“北京”和“北京市”两种写法了。
3. 清晰又直观：对于使用表格的其他人来说，一看就知道这个单元格里应该填什么,减少了沟通成本。
4. 数据分析的基础：当所有数据都规范统一后，你再用排序、筛选或者做数据透视表进行分析时,结果才会准确可靠。

手把手教你制作第一种，也是最简单的下拉菜单

这种方法最适合选项不多，并且选项内容固定不变的情况，比如性别、学历、是否等。

准备好你的选项列表 你得想好下拉菜单里要放哪些内容，我们要做一个“部门”的下拉菜单，选项有：人事部、财务部、销售部、技术部。

选中需要设置下拉菜单的单元格 用鼠标拖动，选中你希望点击时能出现下拉菜单的那些单元格，可以是一整列，比如D列，方便以后不断添加新员工信息；也可以是某一块特定的区域。

找到“数据验证”这个功能 选中单元格后，点击Excel顶部菜单栏的“数据”选项卡，在里面找到一个叫做“数据验证”的按钮（在有些版本的Excel里可能叫“数据有效性”）,点击它。

设置验证条件 点击“数据验证”后，会弹出一个对话框，在“设置”标签下，找到“允许”这个选项，点击它下面的小箭头，在弹出的列表中选择“序列”。

输入你的菜单选项 选择“序列”后，对话框下方会出现一个“来源”的输入框，这里就是关键了！把你第一步想好的那些选项直接输入进去，人事部,财务部,销售部,技术部。 注意要点：每个选项之间必须用英文的逗号隔开！一定要是英文的逗号，不能用中文的全角逗号，否则会出错，你可以检查一下，输入的逗号是不是在键盘上直接按的那个,不要有空格。

完成并测试 点击“确定”按钮，你之前选中的那些单元格，每个的右下角都会出现一个小三角，用鼠标点一下试试，哇！下拉菜单出现了吧？直接选择就可以了,是不是超级简单？

进阶技巧：让菜单选项可以动态更新

刚才的方法虽然简单，但有个小缺点：如果以后想增加或修改选项，比如增加一个“市场部”，你就得重新进入“数据验证”里去修改来源文本，有点麻烦，别急，我们还有更聪明的一招——让菜单选项跟着一个列表走。

创建一个专门的选项列表 在你的工作表找一个空白的地方，比如工作表最右边的一列（假设是F列），把你所有的部门名称一个一个输进去，每个部门占一个单元格,这样你就有了一个清晰的列表。

还是“数据验证” 和之前一样，选中需要设置下拉菜单的单元格区域，点击“数据”->“数据验证”。

引用单元格区域 在“允许”里依然选择“序列”，但这次，我们不在“来源”框里手动打字了，你看“来源”框的右边有一个小小的红色箭头图标，点击它。 点击后，数据验证的对话框会缩起来，这时你用鼠标去选中你刚刚在F列创建的那个部门列表区域，F1:F5，选好后，再点击那个红色小箭头，对话框就会恢复原样，这时你会发现“来源”框里自动填上了“=$F$1:$F$5”。

大功告成 点击“确定”，现在你的下拉菜单和之前看起来一模一样，但神奇的地方在于：如果你以后想在部门列表里增加一个“市场部”，你只需要在F列列表的下面（比如F6单元格）输入“市场部”，然后回到你的下拉菜单单元格，点开下拉箭头，你会发现“市场部”自动就在里面了！完全不用再去修改数据验证的设置。

这个方法的好处是，你只需要维护好那个独立的选项列表，所有引用了这个列表的下拉菜单都会自动更新,一劳永逸。

最后的小贴士

• 出错提示：在“数据验证”对话框里，还有一个“出错警告”标签，你可以设置当别人输入了不在列表里的内容时，Excel是弹出错误提示，还是直接禁止输入,这能进一步保证数据的准确性。
• 美化一下：如果你的选项列表很长，可以把源数据列表放在一个单独的工作表里，并把那个工作表隐藏起来,这样表格看起来会更整洁。

好了，以上就是制作Excel下拉菜单的全部秘诀，从今天开始，就试着在你常用的表格里用起来吧，这个看似小小的改变，却能为你节省大量的时间和精力，让你的数据变得干净又漂亮，快去试试看,你马上就能感受到效率提升带来的快乐！