当你面对Excel里一大堆杂乱无章的数据时,是不是经常觉得无从下手？几百行的销售记录，里面有产品名称、销售日期、销售员、地区、金额等等，混在一起，这时候，数据分类就成了你的救命稻草，它就像是给你的数据贴上不同的标签，把它们分门别类地放好，这样你才能看清楚里面到底藏着什么秘密，这篇指南就用最实在的方法和案例，带你玩转Excel数据分类。
为什么要分类？先想清楚目的
在动手之前,千万别急着找功能按钮，最重要的一步是问自己：“我分类是为了回答什么问题？”
- 案例1： 如果你是销售经理，你可能想知道“每个销售员这个月卖了多少钱？”——这时你需要按“销售员”来分类。
- 案例2： 如果你是财务，你可能想知道“哪个产品系列的利润最高？”——这时你需要按“产品类别”来分类。
- 案例3： 如果你是仓库管理员，你可能想知道“哪些货品库存低于安全线了？”——这其实也是一种分类，按“库存数量”进行条件分类。
目标不同,分类的方法和使用的工具也完全不同，先花一分钟想清楚你的目标。
手把手教你三种最常用的分类方法
Excel没有一个叫“数据分类”的单一按钮，它通过各种功能组合实现，下面这三种方法能解决你90%的问题。
排序——最直观的初步分类
排序就是把数据按照某种顺序（从大到小或从小到大）重新排列，它虽然没把数据分开，但让同一类数据聚在了一起，是最快、最简单的“整理”方法。
- 怎么做： 选中你的数据区域（最好全选），点击【数据】选项卡里的“升序”或“降序”按钮，如果想按多个条件排序（比如先按部门排，部门内部再按工资高低排），就点“排序”按钮，在里面添加多个条件。
- 实战案例： 你有一张员工工资表，直接点击“工资”这一列的降序排序，马上就能看到谁工资最高，谁工资最低，如果想看每个部门里谁的工资最高，就设置“主要关键字”为“部门”，“次要关键字”为“工资”并选择降序。
筛选——精准找出你要的那一类
筛选就像是一个过滤器,只显示你感兴趣的数据，把其他的暂时隐藏起来，当你需要专注于某一类数据进行分析时，就用它。
- 怎么做： 选中数据区域的任意单元格，点击【数据】选项卡里的“筛选”，这时每个标题栏都会出现一个小箭头，点击箭头，你可以勾选你想看的内容，在“地区”列，你可以只勾选“华北”和“华东”，表格就只显示这两个地区的数据。
- 实战案例： 老板让你紧急统计一下上海地区销售额超过10万的订单，你只需要在“地区”列筛选“上海”，然后在“销售额”列用“数字筛选”大于100000，结果立刻就出来了，非常高效。
分类汇总——自动做小计和统计
这是功能最强大的分类工具,它能自动帮你对分类后的数据进行统计（如求和、计数、求平均），并生成清晰的分级视图。
- 怎么做（关键步骤）：
- 先排序： 这是最重要的一步！你必须先按你想要分类的那个字段（部门”）进行排序，让同一个部门的数据排在一起。
- 再汇总： 点击【数据】选项卡里的“分类汇总”按钮。
- 设置参数：
- 分类字段： 选择你刚才排序的字段，部门”。
- 汇总方式： 选择你想做的计算，求和”、“计数”、“平均值”。
- 选定汇总项： 勾选你要计算哪一列的数据，销售额”。
- 点击确定,Excel会自动在每个部门的最后插入一行，显示该部门的销售额总和，并在最底部给出总计，左侧还会出现“1,2,3”的层级按钮，方便你折叠或展开查看细节。
- 实战案例： 你要做月度销售报告，需要计算每个销售团队的总额、平均单额以及订单数量，你只需先按“团队”排序，然后执行一次分类汇总计算“总额”，你还可以再执行一次分类汇总（注意取消“替换当前分类汇总”的勾选），计算“平均单额”和“计数”，这样，一张清晰的统计报表就瞬间生成了。
避坑指南和小技巧
- 数据格式要干净： 分类前，确保你的数据没有合并单元格，同一列的数据类型要一致（不能有的是文本，有的是数字），否则会出错。
- “分类汇总”前必排序： 再强调一次，用分类汇总功能之前，如果不排序，结果会乱七八糟，每个相同类别不会聚在一起汇总。
- 活用筛选中的搜索： 当筛选列表很长时，直接在筛选框里输入关键词搜索，比手动找快得多。
- 复制筛选后的结果： 如果你筛选后只想复制显示出来的数据，一定要选中后按
Alt + ; 键（定位可见单元格），然后再复制粘贴，这样就不会把隐藏的数据也带过去了。
- 想快速浏览排名？ -> 用 排序。
- 想只看其中一部分数据？ -> 用 筛选。
- 想按类别自动计算并生成报表？ -> 先排序，再用 分类汇总。
数据分类不是炫技,而是解决问题的逻辑，下次再面对杂乱的数据，别慌，先问目的，再选方法，你就能轻松地把数据变得听话，让它为你所用，多练习几次，这些方法就会变成你的本能反应。
